Срок хранения документов ИП

Индивидуальные предприниматели (с работниками или без) обязаны соблюдать установленные законом сроки хранения документов. Эти сроки отражены одновременно в нескольких нормативных актах. См. подробнее.

Срок хранения документов ИП: основные нормативы

По состоянию на 18 февраля 2020 года основным нормативным актом, устанавливающим сроки хранения документов компаниями (как ИП, так и юридическими лицами), является приказ Росалхива № 236 от 20 декабря 2019 года. Он заменяет приказ Министерства культуры от 25 августа 2019 года. Приказ № 558 от 2010 года действует уже давно. Кроме того, сроки хранения многих документов регулируются также положениями Налогового кодекса РФ (в частности, ст. 23 НК РФ) и Бухгалтерского кодекса РФ.

В любом случае, Приказ №. 236 НК РФ и Налоговый кодекс являются основными нормативными актами, регулирующими сроки хранения основных документов интеллектуальной собственности, бухгалтерских документов и личных документов предпринимателей. Следует отметить, что отдельным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237 введена инструкция по фактическому применению положений, утвержденных приказом № 236, в отношении различных документов.

Рассмотрим текущие сроки хранения основных документов индивидуальных предпринимателей как субъектов предпринимательской деятельности, установленные действующим законодательством (в том числе новым нормативным актом Росалхива).

Сроки по ключевым документам ИП: текущие нормы

В списке приказа № 236 огромное количество документов. 236. Что больше всего требуется от индивидуального предпринимателя,

    Согласно новым правилам Росалхива, текущий срок хранения документов составляет пять лет. При этом декларации индивидуальных предпринимателей до 2002 года хранятся 75 лет (п. 310 в перечне).

    Отдельный срок установлен для расчетов по страховым взносам: 75 лет для деклараций до 2003 года и 50 лет для расчетов за период после 2003 года (п. 308 перечня). При этом карточки учета платежей и страховых взносов должны храниться в течение шести лет (75/50 лет при отсутствии лицевых счетов и ведомостей начисления заработной платы).

    Пятилетний срок распространяется на справки 2-НДФЛ, которые хранятся 75/50 лет при отсутствии лицевых счетов и расчетных ведомостей (позиция 312 каталога).

    Документы, связанные с обменом информацией с ФНС, хранятся шесть лет в случае реструктуризации долга и пять лет во всех остальных случаях.

      Согласно новым правилам, документы отдельных компаний, находящихся на упрощенной системе налогообложения, т.е. КУДиР, хранятся в течение пяти лет (позиция каталога 318).

        Срок хранения — пять лет (пункт 317 справочника).

            Разумеется, это не исчерпывающий перечень документов, доступных бизнесу. Предпринимателям следует внимательно изучить новые стандарты Росархива и определить, какие документы действительно используются.

            Согласно приказу237 , все сроки, отраженные в номере приказа236, исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено (подписано и велось) делопроизводство. Это означает, что, например, Кудир в контексте упрощенного налогового режима на 2020 год должен быть соблюден в 2021-2025 годах.

            Что касается условий, указанных в Налоговом кодексе РФ, то данная мера приведена в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — четыре года на каждый документ, содержащий данные бухгалтерского или налогового учета. Они должны использоваться в «упрощенке» ОСНО для определения условий сохранения документов ИП для целей налогообложения.

            При этом должны быть соблюдены следующие условия, а именно

              Поэтому в одних случаях они «привязаны» к конкретному налоговому режиму. В других — определяются только обозначением ИП.

              Если налоговое законодательство и другие нормативные акты устанавливают разные сроки хранения одного и того же документа, следует использовать источник с наибольшим сроком хранения.

              Обратите внимание, что если индивидуальные предприниматели ведут бухгалтерский учет в соответствии с Законом № 402-ФЗ от июня 2011 г. 402-ФЗ от 12 июня 2011 г. Предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет, но могут это делать. По общему правилу первичные и иные документы, учитываемые на счетах бухгалтерского учета в соответствии с указанным законом, хранятся не менее пяти лет начиная с отчетного года, если для иных документов не установлен более длительный срок (п. 1 и 2 ст. 29 Закона №). (402-ФЗ).

              Сколько хранить документы после закрытия ИП?

              Другой вопрос — срок хранения документов после закрытия частного предприятия.

              Сроки, установленные вышеуказанными нормами, не зависят от того, является ли ИП действующим индивидуальным предпринимателем или прекратил свою деятельность и был «закрыт» путем снятия с учета в органах Федеральной налоговой службы. После создания первичного личного или иного документа лицо обязано хранить его в течение срока, установленного законом в каждом конкретном случае, даже если в ЕГРИП указано, что лицо больше не является предпринимателем.

              Если Федеральная налоговая служба требует от физического лица предоставить определенные данные, имеющие отношение к исчислению или уплате налогов, нет законных оснований не предоставлять их нынешнему или предыдущему ИП (Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28 июня 2018 г. №) Ф04-1872/2018, дело № А70-. 10972/2017). Также потеря документов не является оправданием.

              Индивидуальные предприниматели могут хранить документы собственными силами или воспользоваться ресурсами сторонних организаций, занимающихся хранением документов. Второй вариант может быть более подходящим, если предполагается хранить большие объемы документов, содержащих персональные данные (например, сотрудников), или если они могут содержать информацию государственного или коммерческого характера.

              Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти на сайте КонсультантПлюс. Бесплатный двухдневный пробный доступ к системе.

              Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
              Добавить комментарий

              ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

              Adblock
              detector