В статье — ответы на своевременные вопросы о тиснении. Почему стоит обратить внимание на штампы? Согласно ГОСТ-2016, какие штампы должны быть на кузове? Актуальны ли вопросы штамповки в эпоху применения СЭД? Наши эксперты рассказали о наиболее сложных периодах при использовании штампов.
К штампам предъявляют те же требования, что и к печатям?
Понятия «штамп» и «печать» в нормативно-правовой и методической литературе обычно используются в сочетании. Мы считаем, что требования к работе с ними одинаковы. Для использования печатей и штампов необходимо (Образец делопроизводства — 2018): — количество изготовленных экземпляров и выдача копий под роспись сотруднику, ответственному за использование и хранение (п. 10. 8); — из чего (п. 10. 10); — хранение в запираемом шкафу (п. 10. 11) передача посторонним лицам и вынос за пределы организации без разрешения режима (п. 10. 12) — устарела и утратила свою ценность (п. 10. 14) — уничтожается централизованно.
Для чего нужны именно штампы?
Штампы необходимы для единообразия и стандартизации форматов документов, а также для визуальной маркировки важной информации. Вместо рукописных надписей оттиски печатей делают аккуратные «официальные» документы и их формат более полным.
Печати также необходимы для сокращения расходов на персонал и размещения повторяющейся информации на документах. Это особенно важно для таких действий, как поиск документа при просмотре, сверка копий и отправка в дело.
Какие виды штампов используют в организациях?
Приведенный ниже перечень необходимых ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 предусматривает возможности использования печатей. Их нужно подписывать, ставить для заверения копий, отмечать на квитанциях и т. д.
Процедурные штампы используются разными сотрудниками для выполнения той или иной функции. Например, это штампы «Подпись на получении документа», «Проверка», «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально». Индивидуальные штампы заказываются сотрудником и содержат его имя и информацию о должности. Например, штампы «подпись», «точная копия» и «досье».
Какие штампы ставят на учет?
Как правило, все печати, независимо от их вида, ставятся по решению руководителя, который исполняет документ, если это отвечает интересам ведомства. Можно предусмотреть индивидуальные требования к печатям.
Вы можете включить в регламент все печати или только печати, содержащие название организации, ее раздел или должность, запретить сотрудникам использовать печати, не утвержденные руководителем, или указать, какие виды печатей можно использовать без согласования. Положение о печатях и почтовых марках может иметь швы, в этом случае нормативный документ готов к постоянному обновлению. Закрыть список печатей не представляется возможным.
Актуальна ли тема штампов в условиях внедрения СЭД?
Внедрение систем электронного документооборота не исключает возможности использования печатей. Современные реалии означают, что печати актуальны для большинства из них, так как даже организмы, где активно внедряются и активно используются СЭД, продолжают обрабатывать документы на бумаге. Кроме того, следует отметить, что сюда включены не все системы документооборота СЭД.
Чтобы понять, какие штампы необходимы для оформления и обработки документов, учитывайте технические возможности СЭД и специфику документации органа. Если некоторые правила устарели, необходимо уточнить локальные акты.
Хотя использование СЭД может привести к уничтожению некоторых печатей, целесообразно сохранять и использовать многие печати. Штамп «подпись» часто используется, когда заместитель руководителя подписывает документ в отсутствие первого лица, и когда нет договоренности о том, что учреждение будет обмениваться электронными документами с партнером. Штамп «Знак утверждения копии» полезен для печатных копий и документов. Штамп «Сигнал о получении документа» помогает при обработке оригинала документа. Штампы «Коммерческая тайна» и «Конфиденциально» также должны использоваться при обработке печатных копий документов. Некоторые категории документов могут быть запрещены для ввода электронных копий в Эд.
Кто в организации инициирует изготовление штампов?
Решения об изготовлении печатей и количестве экземпляров принимаются руководителем агентства по указанию руководителя службы делопроизводства или секретаря. Руководитель службы, в которой используется печать, должен обосновать и подтвердить необходимость ее использования. Для этого должен быть составлен специальный бланк заявления (образец статьи) — размещение экспоната на портале компании или СЭД.
Рекомендуется составить памятку по изготовлению марок на имя руководителя организации и приложить ее к образцу заявления на изготовление марок, приведенному в статье. Согласуйте меморандум с руководителем службы делопроизводства или поставьте разрешительную визу, если он отвечает за работу с марками и почтовыми штемпелями. Директор принимает решение по документации. Это лучший способ продемонстрировать решение администрации в данном случае.
Когда и по каким причинам возвращают штампы и что с ними делать дальше?
Марки возвращаются в службу делопроизводства или секретарю, если они больше не нужны или потеряли ценность (п. 10.14 Типовой инструкции администрации). Ответственность за это несет сотрудник, которому была выдана печать.
После возврата печати она регистрируется в журнале учета печатей и штампов в графе «Возврат» с указанием фамилии, должности, даты возврата и подписи сотрудника. Штамп проставляется до тех пор, пока печать не будет уничтожена. Для уничтожения печатей и почтовых марок необходимо создать комиссию и по факту катастрофы составить акт. Сведения об акте — наименование, дата, номер — внесите в календарь печатей и штампов в графе «Примечания». Сроки уничтожения штампов строго не определены — главное, обеспечить надежную охрану.
Как оформить гриф «Коммерческая тайна»
Читайте всю подборку профильных сайтов за 2010 год. Для этого оформите полную полугодовую или годовую подписку на выбранный вами журнал.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро найти ответы на рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, престиж и зарплату с нашей помощью!
Рекомендация.
Штамп CPD есть в основном документе, но отсутствует в приложениях.
Организация прислала документ со штампом «для служебного пользования». Сам документ состоит из 3 страниц и имеет штамп. Однако 28 разделов (две таблицы) не имеют штампов. Как правильно поступить с приложением? Кроме того, несмотря на отсутствие печати, не является ли этот документ документом CPD или на него распространяются ограничения доступа?
Профессиональный менеджер-документовед, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Примечание о приказах по ДСП.
От того, на основании каких нормативных актов может зависеть работа по служебному использованию документов (применяются нормативные акты 1994 года с федеральными органами исполнительной власти. Минфин России разработал новый нормативный план, который ЛНА был утвержден Агентством). Как оформляются распространяемые опытные образцы и копии: чем они отличаются друг от друга, как регистрируются в календаре, какие сигналы размещаются в самом документе (состав информации в ЭЦП, как формируются копии, если некоторые из них изготавливаются в разное время).
Профессиональный менеджер-документовед, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Кто выдает разрешение на копирование документов ДСП?
Могу ли я копировать входящие документы, содержащие сигналы ДСП? Достаточно ли получить разрешение на копирование входящего документа CPD от руководителя вашей организации или необходимо получить разрешение на копирование от организации, в которую направлен документ?
Профессиональный менеджер-документовед, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.
Алгоритм действий по удалению информации о себе из интернета.
То, как устроены поисковые системы, исключает из результатов поиска незаконную, недостоверную или неактуальную информацию о людях. Поисковые системы «реагируют», как найти управу на людей, которые игнорируют ваши претензии. Как заставить владельцев сайтов удалить персональные данные физических лиц: процесс, образцы претензий, время, отведенное на их исполнение, где протестовать.
Как наткнуться и заверить оригинал и копию документа.
Как сшивать листы документа, на примерах — что должно быть включено в заверительную надпись, если это скрепка оригинала, если это скрепка копии, если это скрепка полимерного документа (договора, акта, протокола). Как заверить копию и выяснить, не депонирован ли оригинал, с которого она сделана. Каковы особенности заверения копий документов, представляемых в налоговые органы? Если необходимо заверить много копий, стоит перепоручить это от руководителя другому сотруднику. Приведены образцы выписок из соответствующих приказов, доверенностей и служебных инструкций. Это право может быть предоставлено даже тем, кто не является штатным сотрудником. Опыт СКБ Контур находится в открытом доступе,
Штамп CPD есть в основном документе, но отсутствует в приложениях.
Организация прислала документ со штампом «для служебного пользования». Сам документ состоит из 3 страниц и имеет штамп. Однако 28 разделов (две таблицы) не имеют штампов. Как правильно поступить с приложением? Кроме того, несмотря на отсутствие печати, не является ли этот документ документом CPD или на него распространяются ограничения доступа?
Профессиональный менеджер-документовед, документовед, приглашенный лектор РГЭУ при Президенте РФ и Общества государственного управления.